Conceptos Básicos
de Base de Datos Access
Es un conjunto de datos que están
organizados para un uso determinado y el conjunto de los programas que permiten
gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.
Yo comprendo que una base de datos es una mezcla de información que
se archiva en una institución o en una empresa para utilizarse más adelante.
Conceptos básicos:
Access:
Es un administrador de base de datos con el que se puede almacenar
información de manera organizada con el propósito de realizar consultas e
informes en cualquier momento. Access es un gestor de datos que utiliza los conceptos
de bases de datos relacionales y pueden manejarse por medio de consultas e
informes. Es una herramienta de Microsoft, que nos permite administrar base de
datos.
Importancia:
es
importante porque que disminuye drásticamente la cantidad de tiempo necesario
para el intercambio y aprovechar la información entre las aplicaciones de
Microsoft Office. Access proporciona funcionalidad de gestión de base de datos
para los usuarios finales del principiante y es altamente extensible con los
sistemas empresariales por los desarrolladores profesionales.
Objetos:
Es un elemento de la base de datos, como tabla, consulta, informe
o formulario.
se denomina objeto a cualquier cosa o elemento sobre los que actúa la
aplicación. En una base de datos de Access los objetos principales son (ver Figura 1): tablas, consultas (quieres),
informes, formularios, macros, y módulos. El conjunto de estos objetos constituye una base de datos de Access.
Tipos de
objeto:
Tablas
Consultas
Formas
Reportes
entre otras
Tablas:
Son el objeto principal de una base de datos almacenan los datos
de un asunto en particular, está compuesta por registros y campos. Son objetos
fundamentales de una base de datos porque en ellas es donde se conserva toda la
informacion o los datos.
Aunque en cada tabla se almacenan datos sobre un tema distinto, en
las tablas de una base de datos de Access suelen almacenar datos sobre temas relacionados
entre sí.
¿Por qué están compuesta?
Están compuestas por filas y
celdas, dentro de las que se encuentran los controles. ... Para insertar una tabla se utiliza el botón de la barra de controles, pero sus propiedades varían de acuerdo con si se selecciona una tabla, una fila o una celda.
Campos:
Es una pieza de informacion
relacionada con una persona o cosa. Los campos
se agrupan para formar un registro en una base de datos, donde se almacenan la
informacion de los empleados de una empresa, un registro seria la informacion relacionada
a un solo empleador.
Es la mínima unidad de información a la que se puede acceder. El
campo es la mínima unidad de referencia. Un campo puede ser, por ejemplo, el
nombre de una persona. Los nombres de los campos no pueden empezar con espacios
en blanco y caracteres especiales.
Las propiedades:
Las propiedades de un campo describen las características y el comportamiento de
los datos agregados a dicho campo. El tipo de datos de un campo es la propiedad más importante porque determina qué
tipo de datos puede almacenar el campo.
Registro:
Son el conjunto de informacion
referida a una misma persona u objeto. Un objeto vendría siendo algo así como
una ficha.
son los conjuntos de todos los campos de una fila de la tabla, es
decir, la fila de la tabla. representa un objeto único de datos implícitamente
estructurados en una tabla. Los registros son conjuntos de campos. Estos son el
conjunto de información referida a una misma persona u objeto. Un registro
vendría a ser algo así como una ficha.
También se podría decir que es una base de datos en una agrupación
horizontal.
Ej. La línea telefónica se les pone su nombre, su dirección, u su número
telefónico.
Archivos:
Los archivos de bases de datos almacenan datos en formato
estructurado, organizados en tablas y campos que permiten su localización y
acceso más rápido. son conjuntos de registros
Su formato:
El formato de archivo que se introdujo en Access 2007 ofrece muchas ventajas que no están disponibles en formatos de archivo anteriores. Si va a actualizar a una versión de Access anterior a Access 2007, es posible que tenga archivos de bases de datos que usen un formato de archivo.
Función:
Es un gestor de datos que utiliza los conceptos de bases de datos relacionales y
pueden manejarse por medio de consultas e informes. Está adaptado para
recopilar datos de otras utilidades como Excel, SharePoint, etc.
Tipos de base de datos:
Textos corto y largo: Sirven para identificar los datos generales,
alfanuméricos (letras y números). Ej. Nombres, apellidos, cédula. Permite
almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dígitos y caracteres
especiales.
La longitud de un campo de tipo texto puede variar de 1 a 255
caracteres; además de caracteres puede incluir símbolos especiales o espacios
en blanco.
Número y número Grande: En este tipo de campo se almacenan
números (dígitos o cantidades), que pueden utilizarse en operaciones matemáticas.
Se usa para almacenar un valor numérico no monetario.
Ej. Matrícula, códigos, curso, edad, la cantidad de artículo en un
almacén.
Fecha /hora: Muestra automáticamente la fecha y la hora en
los formatos Fecha general y Hora larga. Las fechas aparecen como, mm/dd/ayy en
EE. UU. Y como, dd/mm/ayyy fuera de los EE.
Guardan la fecha y hora en determinado formato a saber, Ej. Fecha
de nacimiento, fecha de entrada, hora de entrada, hora de salida.
Fecha /Hora extendida:
Este tipo de datos, almacena información
de fecha y hora y es similar al tipo de datos de fecha y hora, pero ofrece un
intervalo de fechas mayor, una precisión decimal mayor y la compatibilidad con
el tipo de fecha datetime2 de SQL Server.
Como poner la hora:
Abra el informe o formulario de Access en la vista Diseño o Presentación. En la pestaña Diseño, en el grupo Encabezado y pie de página, haga clic en Fecha y hora. Aparece el cuadro de diálogo Fecha y hora.
Moneda:
Ideal para datos numéricos que representen valores en
moneda, que vayan a utilizarse para cálculos matemáticos y que necesitemos que
lo preceda el signo de moneda.
Es un campo de numeración decimal que permite representar dinero.
La cantidad monetaria se representa con separadores de coma, decimales de
precisión y el signo de pesos. Ej. cuota mensual, sueldo, descuentos.
Memo:
Es un campo que almacena información de longitud variable, por
ejemplo, la descripción de un producto o comentario sobre el comportamiento de
un estudiante. Ej. Descripción producto, comportamiento, comentarios, detalles.
se utiliza para textos de más de 255 caracteres como comentarios o
explicaciones. Tiene una longitud máxima de aproximadamente 1 Gigabytes de datos.
Lógico Sí/No:
Este campo guarda solo uno dedos valores (sí
o no, verdadero o falso, activado o desactivado, etc.
Son campos que sólo contienen uno de dos valores, como Si/No, Verdadero/Falso,
Activado/Desactivado.
Objeto Ole:
Es el nombre de un sistema de objetos
distribuido y un protocolo desarrollado por Microsoft. En este campo se
almacenan archivos con gráficos o imágenes, sonidos, videos, documentos creados
en otros programas.
Ej. la fotografía de cada estudiante o imagen de los productos de
la empresa. En este campo se pueden insertar objetos de cualquier tipo creados
en otros programas (como documentos de Microsoft Word, hojas de cálculo de
Microsoft Excel, imágenes, sonidos u otros datos binarios) mediante el
protocolo OLE y pueden ser vinculados o incrustados en una tabla de Access.
Auto numérico:
Este campo contiene un valor numérico que se
asigna automáticamente a cada registro de la tabla. Esto permite asegurar que
cada registro tenga un valor único.
Hipervínculo:
Sirve para almacenar hipervínculos. Un
hipervínculo puede ser una ruta de acceso a una ubicación en una red local, o una
dirección URL para acceder a una página Web. Asistente para búsquedas.
Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una
lista de valores mediante un cuadro combinado. Al elegir esta opción en la
lista de tipos de datos, se inicia un asistente que permite definirlo
automáticamente.
Calculado:
Es aquel que lleva en su interior una
fórmula que permite un cálculo, sea a través de nuevos datos como a través de
datos existentes.
Es un tipo de datos que realiza automáticamente los cálculos de los
campos que han sido organizados para tales fines por ejemplo si tenemos la cantidad
de un artículo y el precio de este, con un dato calculado obtendremos el
resultado de esos dos campos.
Datos Adjunto:
Puede usar la característica Datos adjuntos
de Access para agregar uno o varios archivos (documentos, presentaciones, imágenes
y otros) a la base de datos.
Puede adjuntar archivos como imágenes, documentos, hojas de cálculo
o gráficos; cada campo Datos adjuntos puede contener una cantidad ilimitada de
datos adjuntos por registro, hasta el límite de almacenamiento del tamaño de un
archivo de base de datos.
El asistente para búsquedas:
En algunas ocasiones, el valor a introducir
en una columna no puede ser cualquiera, sino que está extraído de una lista de valores
válidos para ese campo. Por ejemplo, un campo Sexo con los valores H o M, un
campo Provincia con los valores (Santiago, Salcedo, Sosua, etc.).
Propiedades de los Campos:
Cada campo de una tabla dispone de una
serie de características que proporcionan un control adicional sobre la forma
de funcionar del campo.
Las propiedades se agrupan en dos pestañas, la pestaña General
donde indicamos las características generales del campo y la pestaña Búsqueda
en la que podemos definir una lista de valores válidos para el campo.
Procedimientos
para crear una base de datos en Access:
Para crear una base de datos vamos al botón Inicio de Windows, y
buscamos a Access, seleccionamos Base de Datos en Blanco, en Nombre del Archivo
escribimos el nombre que tendrá la Base de Datos en este caso le ponemos
“Escuela”, hacemos clic en la carpeta para buscar la ubicación donde
guardaremos la Base de datos, luego presionamos Aceptar, luego Crear.
1. Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear para visualizar sus opciones. En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones:
❖ El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que tiene la columna.
❖ Vista diseño es el método que detallaremos en esta unidad didáctica Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una tabla de este tipo y sólo tendrás que rellenarla con sus datos.
Nota: Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal. La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica. No podemos definir más de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por más de un campo.
Para guardar una tabla:
Ir al Botón de Office y elegir la opción Guardar. O bien hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de Acceso Rápido. Como nuestra tabla aún no tiene nombre asignado, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
Escribir el nombre de la tabla. Hacer clic
sobre el botón Aceptar.
Autora: Darelyn Michell Espinosa Soriano
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